GUIDE深度 · Deep dive
发票编号怎么编？顺序、前缀和留痕
发票编号要唯一、可追溯、尽量连续。常见做法是“年份-序号”（如 2026-0001）或“客户缩写-序号”。不要重复使用编号；作废的发票保留编号并标记作废，不要直接删掉留空。
编号规则
一个实体一套序列；多公司/多币种要分开。
年份/月份前缀便于归档，但不要每年重置到 1 导致重复。
作废保留编号，备注 void/credit note。
留痕
保存发票、付款记录、贷项通知和合同。
保存年限看当地税法；美国通常至少 3–7 年。
导出 PDF/CSV 备份，别只存在一个系统。
常见问题
编号必须连续吗？
很多税务/审计场景要求可追溯；连续最省事，跳号要能解释。
能重复用作废编号吗？
不要；会破坏审计线索。